Privacy

Die utilitas GmbH (nachfolgend: “utilitas“) bietet ihren Kunden die ContactSync App zur Synchronisation von Postfachkontakten im Exchange Online / On Premise an. utilitas wird dabei als Auftragsdatenverarbeiter für den Kunden tätig. Die nachfolgenden Datenschutzhinweise sollen den Umgang von utilitas mit den personenbezogenen Daten der Nutzer (nachfolgend: “Daten“) im Rahmen der Services erläutern. utilitas behält sich vor, den Inhalt dieser Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anzupassen. Es empfiehlt sich daher, die Datenschutzerklärung in regelmäßigen Abständen erneut zur Kenntnis zu nehmen.

Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten

Bei Exchange Online:
  • Objekt-ID, ID eines Benutzers / Gruppe aus dem Azure Active Directory
  • Kontaktdaten des Benutzers

Bei Exchange Server:
  • Benutzername des Service Accounts
  • Passwort des Service Accounts, verschlüsselt (AES256)
  • Mailadresse eines Postfaches, verschlüsselt (AES256)
  • Mailadresse des Administrators
  • Kontaktdaten des Benutzers

Im Laufe einer Synchronisation werden zu einer Objekt-ID bzw. Mailadresse zugehörige Attribute ausgelesen, sowie, falls vorhanden, zugehörige Kontaktfotos.

Darüber hinaus werden keine personenbezogenen Daten erhoben. Eine über die Reichweite der gesetzlichen Erlaubnistatbestände hinausgehende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

Einsatz von Application Insights

Diese Website benutzt Application Insights, einen Webanalysedienst der Microsoft Corporation. („Microsoft“).

Application Insights basiert auf der Datenbankanwendung Azure von Microsoft. Weitergehende Informationen von Microsoft zum Thema Datenschutz und Azure finden Sie hier.

Application Insights verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Microsoft in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Microsoft diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen. Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können.

Hierbei werden zusätzlich folgende Daten erhoben:

  • Betriebssystem
  • Browser + Version
  • Bildschirmauflösung
  • Ungefährer Standort des Benutzers
  • IP-Adresse

Die utilitas GmbH hat die Möglichkeit diese Daten mittels verschiedenen Reports auszuwerten. Bei diesen Daten handelt es sich um anonyme statistische Daten, ein Personenbezug auf Grund dieser Daten ist nicht möglich. Die Auswertungen dienen der Fehlerbehebung und Optimierung der Webseite und der Anwendung.

Einsatz von Google Analytics

Diese Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“). Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Webseite, wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren. Angesichts der Diskussion um den Einsatz von Analysetools mit vollständigen IP-Adressen möchten wir darauf hinweisen, dass diese Website Google Analytics mit der Erweiterung „_anonymizeIp()“ verwendet und daher IP-Adressen nur gekürzt weiterverarbeitet werden, um eine direkte Personenbeziehbarkeit auszuschließen.

Datenlöschung

Die Löschung der Daten erfolgt nach Maßgabe des folgenden Konzepts:

  • 10 Tage vor dem Auslaufen einer Trial-Version oder Auslaufen des gekündigten Abonnements versendet utilitas eine Informationsmail an die E-Mailadresse, die bei der Registrierung angegeben wurde (soweit angegeben wird die alternative Rechnungsadresse in Cc. gesetzt). In dieser wird darauf hingewiesen, dass die synchronisierten Daten mit dem Auslaufen nach 90 Tagen gelöscht werden.
  • 90 Tage nach Auslaufen einer Trial oder Auslaufen eines gekündigten Abonnements werden alle zu dem Abonnement gehörenden Daten in der ContactSync App gelöscht.
  • Darüber hinaus kann der Kunde alle zu dem Abonnement gehörenden Daten in der ContactSync App jederzeit nach individueller Anforderung löschen.
  • Gespeicherte Logdateien werden nach spätestens 1 Jahr gelöscht.
  • Die Bestelldaten im Lizenzdienst werden bei Vertragsbeendigung aus steuerrechtlichen Gründen nach 10 Jahren gelöscht.

Einsatz eigener „Cookies“

Diese Webseite verwendet eigene „Cookies“, um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen z.B. Auswahl der Standardsprache („Cookies“ sind Datensätze, die vom Webserver an den Browser des Nutzers gesandt und dort für einen späteren Abruf gespeichert werden). In unseren eigenen „Cookies“ werden keinerlei personenbezogene Daten gespeichert. Sie können die Verwendung von „Cookies“ generell verhindern, wenn Sie in Ihrem Browser die Speicherung von „Cookies“ untersagen.

Weitere Informationen und Kontakte

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung kontaktieren Sie uns bitte. Die Kontaktadresse finden Sie hier. Sie können jederzeit erfragen, ob und welche Ihrer Daten bei uns gespeichert sind. Darüber hinaus können Sie uns Auskünfte, Löschungs- und Berichtigungswünsche und gerne auch Anregungen per E-Mail oder Brief zusenden.